3 sposoby na przyspieszenie zagranicznej podróży służbowej – poradnik dla travel managera

    3 sposoby na przyspieszenie zagranicznej podróży służbowej – poradnik dla travel managera

    935
    PODZIEL SIĘ

    Dobre zaplanowanie służbowego wyjazdu zagranicznego i wybór środka transportu optymalnego dla danej destynacji mogą pomóc skrócić podróż do niezbędnego minimum. Jak uniknąć niepotrzebnych przestojów, by nie tracić cennego czasu?

    Coraz więcej firm powierza zarządzanie podróżami służbowymi pracownikom na stanowisku travel managera. Taka osoba jest odpowiedzialna za planowanie, przygotowanie i budżetowanie podróży. Według raportu sieci hotelowej Accor, 34 proc. decyzji dotyczących podróży służbowych podejmuje właśnie travel manager. Zgodnie z tymi badaniami pracownik ten koncentruje się na optymalizacji kosztów podróży (64 proc. przypadków) oraz na poprawie efektywności systemów raportowania (43 proc. wskazań). W wielu sytuacjach travel manager decyduje się na zorganizowanie transportu za pośrednictwem prywatnych linii lotniczych.

    Na lotnisko szybko i sprawnie

    Dojazd na lotnisko zabiera często wiele cennego czasu. Odległość od portu lotniczego i korki – to czynniki, które trzeba wziąć pod uwagę, planując wyjazd służbowy. Niekiedy loty do wybranej przez nas destynacji nie są obsługiwane z portu lotniczego, do którego mamy najbliżej. Podróż do portu w innym mieście niż siedziba firmy zabiera bardzo dużo czasu. Wówczas swobodę wyboru lotniska, z którego chcemy zrealizować lot służbowy, daje decyzja o skorzystaniu z usług prywatnej linii lotniczej. Pozostaje tylko kwestia szybkiego transportu na lotnisko. W wielu przypadkach nie warto jechać samochodem prywatnym. Większą swobodę parkowania blisko terminali mają taksówki oraz samochody należące do linii lotniczych obsługujących nasz lot. Często dogodne i szybkie połączenia proponuje także transport publiczny (chociażby szybka kolej), choć do wad takiego rozwiązania należy m.in. konieczność samodzielnego uporania się z bagażem.

    Odprawa celna – to tylko chwila

    Lotniska międzynarodowe obsługują coraz większą liczbę pasażerów, lecz ich przepustowość ma swoje granice. Kolejki do odprawy i kontroli rosną, a oczekiwanie w terminalach się wydłuża. Linie lotnicze zalecają, by na lotnisku pojawić się ok. półtorej godziny przed odlotem; wiele osób stawia się tam jeszcze wcześniej. Kolejną stratą czasu są też opóźnienia lotów (ze względów pogodowych, z powodu zbyt dużego ruchu w powietrzu, przedłużającego się załadunku bagaży czy oczekiwania na spóźnialskich współpasażerów). Wynajęcie prywatnego samolotu maksymalnie skraca czas oczekiwania w terminalu. Pasażerowie przechodzą przez osobne bramki, a odprawa zajmuje tylko chwilę. Nie czeka się na innych podróżnych, którzy stawią się do wejścia na pokład dopiero po final call.

    Rezerwacja lotu – szybka i prosta

    O tym, jak bardzo czarterowanie samolotu jest przydatne w pracy, przyznał w wywiadzie słynny iluzjonista David Copperfield. Milioner posiadający mieszkania w Nowym Jorku, Las Vegas oraz prywatną zatokę na jednej z wysp Archipelagu Bahama (Copperfield Bay) uważa, że najkorzystniejszym i najszybszym sposobem podróżowania jest czarter samolotów. Przyznał, że gdy podróżuje po całym świecie, dając ok. 600 przedstawień rocznie, najchętniej korzysta z maszyn typu Bombardier Challenger 300 oraz Challenger 604 oraz niewielkiej Cessny Caravan. Iluzjonista rozważał kiedyś zakup samolotu na własność; obecnie jest jednak zdania, że latanie czarterami jest wygodniejsze, ponieważ całą obsługą lotu zajmuje się wykwalifikowany personel.

    Wynajęcie samolotu likwiduje problemy związane z przeglądaniem ofert linii lotniczych i pogodzeniem rozkładu lotów z grafikiem podróży czy spotkań. W tym przypadku bowiem to pasażer wybiera godzinę odlotu. Przewoźnik podpowie mu najlepszy w danym przypadku port docelowy, pomoże i doradzi w całej organizacji podróży. Indywidualne podejście do klienta nie tylko jest o wiele milej widziane, ale pozwala także uniknąć nieporozumień, wspólnie opracować najlepszy plan oraz zoptymalizować podróż.